Introduction
La Fiducie d’avantages sociaux des travailleuses et des travailleurs de l’Éducation (FASTE) du SCFP est une fiducie de soins de santé au bénéfice d’employés offrant des prestations d’assurance vie et de soins médicaux et dentaires aux membres du SCFP admissibles.
Le Conseil des fiduciaires et le personnel de la FASTE s’engagent à protéger la vie privée et les renseignements personnels des participants. Dans le cadre de cet engagement, la FASTE a établi la présente Politique sur la protection de la vie privée, qui décrit comment elle recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels.
La Politique sur la protection de la vie privée est modelée sur les principes que l’on retrouve dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Application de la politique
La présente Politique sur la protection de la vie privée s’applique aux renseignements personnels de tous les bénéficiaires (« bénéficiaires ») qui reçoivent des prestations par l’entremise de la FASTE, aux employés de la FASTE et aux membres du Conseil des fiduciaires. Tous les employés de la FASTE, les personnes embauchées par la FASTE pour rendre des services (comme le tiers administrateur et les autres fournisseurs de services, les entrepreneurs indépendants et les experts-conseils), et les membres du Conseil des fiduciaires doivent se conformer à la présente Politique. La présente Politique sur la protection de la vie privée s’applique aux renseignements personnels que la FASTE obtient par écrit ou oralement, par téléphone, par transmission électronique ou en personne. Les renseignements personnels transmis à la FASTE ou par elle sont assujettis à la présente Politique sur la protection de la vie privée.
Que sont les renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont des renseignements sur une personne identifiable, qui sont de nature privée et qui ne sont pas facilement accessibles par le public.
Quels sont les renseignements personnels recueillis par la FASTE?
Les renseignements personnels que la FASTE peut recueillir comprennent, sans s’y limiter :
- les renseignements qui permettent de communiquer avec une personne, comme le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le courriel;
- les données biographiques comme le sexe, la date de naissance, l’état matrimonial et les personnes à charge;
- les renseignements d’emploi, incluant le nom de l’employeur, le statut d’emploi, les dates d’emploi, l’agent et l’unité de négociation;
- le numéro d’assurance sociale;
- les choix de protection d’avantages sociaux;
- les preuves médicales d’assurabilité;
- les antécédents médicaux et la documentation connexe;
- les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence;
- les renseignements bancaires;
- tout autre renseignement, avec votre consentement ou de la façon permise ou requise par la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada et les autres lois applicables.
Principes de protection de la vie privée
1. Responsabilité
La FASTE est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et désigne un Agent de la protection de la vie privée qui a la responsabilité de la conformité de l’organisation avec les principes qui suivent, de recevoir les plaintes et de faire enquête sur les incidents touchant la protection de la vie privée. Le nom et les coordonnées de l’Agent de la protection de la vie privée sont indiqués à la fin du présent document.
2. Fins d’identification
La FASTE recueille les renseignements personnels surles bénéficiaires dans lebut :
- d’inscrire les employés admissibles aux avantages sociaux;
- d’administrer les avantages sociaux des employés;
- d’inscrire correctement et de valider la couverture indiquée par les employeurs;
- de recevoir les cotisations exigées;
- de déterminer le droit aux prestations et de traiter les demandes de prestations;
- de communiquer de l’information sur les avantages sociaux des employés;
- de comprendre et d’analyser les besoins en matière d’avantages sociaux et les besoins de financement;
- de mener des sondages auprès des participants;
- de se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu et aux autres lois applicables
3. Consentement
Le participant doit savoir que les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués et y consentir, sauf si cela est inapproprié.
Le consentement du participant à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels par la FASTE peut être donné de différentes façons. Le consentement peut être exprès (c’est-à-dire donné oralement ou par écrit, y compris en signant un formulaire d’adhésion précisant les utilisations et divulgations prévues des renseignements personnels) ou implicite (par exemple, lorsque vous fournissez les renseignements nécessaires à une explication de vos prestations). Le consentement peut être donné par votre représentant légal (comme un tuteur légal ou une personne détenant une procuration). En règle générale, si vous fournissez des renseignements personnels à la FASTE, nous supposerons que vous avez consenti à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces renseignements aux fins indiquées ou décrites dans la présente Politique sur la protection de la vie privée, le cas échéant, ou autrement au moment de la collecte. Si vous fournissez à la FASTE des renseignements personnels sur un tiers, comme votre conjoint ou une personne à charge, nous supposerons que vous avez le consentement de ce tiers pour fournir ses renseignements personnels à la FASTE.
La FASTE obtiendra le consentement exprès des participants, le cas échéant, avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels dans un but autre que ceux décrits dans la présente Politique sur la protection de la vie privée, à moins que le contraire soit permis ou requis par la loi.
Lorsque vous adhérez à la FASTE, votre consentement reste valide aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins décrites dans la présente Politique sur la protection de la vie privée ou autrement décrites au moment de la collecte, et vous ne pouvez pas retirer votre consentement à certaines utilisations ou divulgations nécessaires (par exemple, et sans s’y limiter, la tenue de dossiers raisonnables sur l’administration et les transactions, ou la divulgation aux entités gouvernementales requise pour se conformer aux lois applicables).
4. Collecte limitée
La FASTE recueillera uniquement les renseignements personnels requis aux fins décrites dans la présente Politique sur la protection de la vie privée, et le fera uniquement par des moyens raisonnables et légaux.
5. Utilisation, divulgation et conservation limitées
La FASTE limite l’utilisation des renseignements personnels sur les bénéficiaires à l’administration des avantages sociaux. Ces activités comprennent, sans s’y limiter :
- créer et tenir à jour une base de données des participants;
- préparer et distribuer les formulaires et documents de communication personnalisés des participants, incluant, sans s’y limiter, les relevés et les formulaires de choix;
- recueillir les cotisations;
- préparer les sommaires d’avantages sociaux;
- vérifier l’admissibilité des demandes de règlement pour les droits aux prestations;
- calculer et payer les prestations et émettre les reçus fiscaux;
- vérifier l’identité lors de la réponse aux demandes de renseignements des bénéficiaires;
- satisfaire aux exigences légales (y compris les exigences de déclaration);
- préparer les évaluations du régime d’avantages sociaux et les études d’expérience;
- faciliter l’administration générale des avantages sociaux des employés.
Les renseignements personnels peuvent uniquement être partagés avec les employeurs participants ou les tiers lorsque c’est nécessaire pour l’administration des avantages sociaux des employés. Par exemple, les tiers peuvent inclure l’administrateur, les assureurs, une institution financière qui doit verser des cotisations ou effectuer des paiements ou à qui des cotisations ou des paiements doivent être versées ou faits, une autre fiducie de soins de santé au bénéfice d’employés ou un autre fournisseur de services (par exemple, l’actuaire, le vérificateur, le conseiller juridique ou un autre fournisseur de services ou entrepreneur de la FASTE). Ces fournisseurs de services sont tenus par contrat ou autres mesures de protéger vos renseignements personnels pendant qu’ils les traitent ou les manipulent.
La FASTE divulguera les renseignements personnels en réponse à un ordre de la cour, une assignation à témoigner, un mandat de perquisition ou une autre exigence légale sans d’abord demander le consentement, et vous pourriez ne pas être informé de cette divulgation.
Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la période pendant laquelle ils sont raisonnablement nécessaires pour les fins énoncées plus haut.
La FASTE et ses fournisseurs de services peuvent anonymiser les renseignements personnels qui font l’objet de la présente Politique sur la protection de la vie privée et regrouper les données à des fins commerciales, comme l’analyse statistique ou l’évaluation analytique. Les données regroupées peuvent être divulguées à des tiers. Les personnes à qui s’applique la présente Politique sur la protection de la vie privée ne peuvent pas être individuellement identifiées à partir des données anonymisées et regroupées.
6. Exactitude
La FASTE s’efforce de s’assurer que les renseignements personnels recueillis auprès des bénéficiaires sont aussi exacts et à jour que nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. La FASTE demande aux employeurs participants de fournir des renseignements personnels exacts, à jour et complets sur les bénéficiaires couverts par la FASTE. Les bénéficiaires sont invités à examiner et corriger leurs renseignements personnels de temps à autre, et la FASTE fera tous les efforts raisonnables pour enregistrer et mettre à jour des renseignements personnels exacts sur une base continue.
7. Protection de vos renseignements personnels
La FASTE protégera les renseignements personnels par des mesures de protection et de sécurité appropriées, selon leur degré de sensibilité. La FASTE prendra toutes les mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification sans autorisation.
Si des renseignements personnels doivent être manipulés par un tiers pour le compte de la FASTE, la FASTE conclura une entente contractuelle avec le tiers pour imposer des normes de sécurité appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou contre l’utilisation ou la modification sans autorisation.
8. Ouverture
La présente Politique sur la protection de la vie privée peut être consultée par toute personne qui demande des renseignements sur les politiques et les pratiques de la FASTE en matière de gestion des renseignements personnels. Les questions ou les préoccupations peuvent être communiquées à l’Agent de la protection de la vie privée identifié dans le présent document.
9. Accès individuel à l’information
Sur demande écrite, la FASTE informera les bénéficiaires de la nature de leurs renseignements personnels recueillis et utilisés. Les bénéficiaires peuvent contester l’exactitude et le caractère complet des renseignements et les faire corriger s’il y a lieu. Un dossier des préoccupations des bénéficiaires sera conservé si la contestation n’est pas résolue à leur satisfaction.
La FASTE répondra aux demandes d’accès des bénéficiaires sans frais pour les demandes d’accès raisonnables. Sur demande écrite, et après confirmation de leur identité (oralement ou par écrit), la FASTE divulguera à un participant le contenu du dossier de renseignements personnels de ce participant.
La FASTE pourrait ne pas être en mesure de donner accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels d’un participant dans certaines circonstances, incluant, sans s’y limiter, lorsque les renseignements :
- sont déraisonnablement coûteux à fournir;
- contiennent des références à d’autres personnes;
- ne peuvent être divulgués pour des raisons de droit ou de sécurité;
- font l’objet d’un privilège juridique;
- ont été détruits conformément à ses procédures de conservation des données.
Demandes d’information ou plaintes
Les questions ou les plaintes des participants concernant la présente Politique sur la protection de la vie privée peuvent être acheminées à l’Agent de la protection de la vie privée :
Directrice générale
Fiducie d’avantages sociaux des travailleurs et travailleuses de l’éducation du SCFP
304, rue Toronto Sud, Bureau 204
Uxbridge, ON L9P 1Y2
info@cupe-ewbt.ca
www.cupe-ewbt.ca
Il incombe à tous les employés de la FASTE, au personnel dont les services sont retenus par la FASTE pour fournir des services (comme les tiers fournisseurs, les entrepreneurs indépendants, les conseillers ou le personnel d’une entreprise retenue par la FASTE pour offrir des services) ainsi qu’aux participants du conseil de se conformer à la présente Politique sur la protection de la vie privée et de signaler toute contravention à cette politique.
La présente Politique sur la protection de la vie privée peut être modifiée de temps à autre et devra faire l’objet d’un examen au moins tous les trois ans par le Conseil des fiduciaires.