Politique de contrôles des défauts de paiement

Objet

Cette politique vise à faire en sorte que la Fiducie d’avantages sociaux des travailleuses et travailleurs de l’éducation du SCFP (« FASTE du SCFP ») ait à sa disposition une méthode explicite pour contrôler les défauts de paiement des membres ou des employeurs participants, et pour y faire suite d’une façon appropriée, compte tenu des circonstances, et conforme aux intérêts de tous les membres et à l’objectif de viabilité du régime.

La politique décrite dans le présent document précise les actions à prendre par l’agent administratif (le « Régime d’assurance des enseignantes et des enseignants de l’Ontario » ou « RAEO ») au nom de la FASTE du SCFP si un membre ou un employeur participant omettait de verser les cotisations à temps. En plus des procédures énoncées ici, les administrateurs sont habilités à exercer tous les droits et recours permis par la loi et par les dispositions de la Convention de fiducie, notamment :

1. le droit de fixer la date d’échéance du paiement des cotisations;
2. le droit d’examiner les dossiers de tous les membres du personnel des employeurs qui doivent verser des cotisations à la fiducie, notamment dossiers de paie, feuilles de présence, documents comptables et autres livres et dossiers de l’employeur qu’un auditeur devrait consulter pour émettre une opinion sans réserve quant au paiement des cotisations;
3. le droit d’effectuer des audits d’échantillonnages aléatoires;
4. le droit d’exiger qu’un employeur délinquent paie les frais d’un examen ou d’un audit des fichiers de paie, les intérêts, les frais juridiques et toutes autres dépenses engagées par la FASTE du SCFP pour l’établissement des sommes en souffrance et la perception de ces sommes;
5. le droit aux dommages-intérêts conventionnels;
6. le droit de prendre toutes les mesures et de poser tous les gestes nécessaires pour assurer la perception des cotisations payables à la FASTE du SCFP en temps opportun.

On appliquera les procédures énoncées ici sauf si les administrateurs estiment qu’il faille s’en désister dans un cas particulier.

La FASTE du SCFP autorise le RAEO à agir au nom de la FASTE du SCFP pour gérer les défauts de paiement, conformément aux dispositions de la présente politique.

Les termes portant la majuscule initiale et qui ne sont pas définis ci-dessous ont la signification qui leur est attribuée dans la Convention de fiducie.

2.0 Définitions

« Cotisations de l’employeur » a le même sens que dans la Convention de fiducie.

« Insuffisance de fonds » signifie qu’il n’y a pas suffisamment de fonds dans un compte en banque sur lequel les prélèvements automatiques ont été autorisés.

« Prélèvement automatique » signifie le mode de facturation directe utilisé par l’agent administratif pour percevoir chaque mois la part des primes assumée par le membre, à même le compte bancaire du membre.

« Prime » signifie le coût mensuel de la participation au régime de la FASTE du SCFP.

3.0 Politique

3.1 Facturation directe – défaut de paiement par le membre

La plupart des membre de la FASTE du SCFP doivent payer une partie déterminée de la prime mensuelle. Le RAEO facture les membres pour leur part de la prime par le biais de prélèvements automatiques sur leur compte bancaire. Les membres doivent garder leurs données bancaires pour les prélèvements à jour.

Il y a défaut de paiement lorsque le RAEO est incapable de percevoir le paiement du membre, notamment en raison de scénarios comme :

• Il y a insuffisance de fonds dans le compte bancaire indiqué pour le prélèvement automatique;
• Le membre n’a pas indiqué les bonnes données bancaires; ou
• Le membre a fermé le compte inscrit aux fins du prélèvement automatique.

On juge qu’il y a défaut de paiement si le RAEO ne réussit pas à prélever le montant de la prime à payer à la date prévue de facturation directe (aux alentours du 15 du mois).

Un défaut de paiement : insuffisance de fonds

Nous reconnaissons qu’il existe de nombreuses raisons qui peuvent entraîner un défaut de
paiement et qu’un seul paiement manqué ne devrait pas avoir d’effet sur l’assurance d’un membre.

Conséquence d’un défaut de paiement par un membre (insuffisance de fonds) :

• Avis au membre du défaut de paiement et de la date et du montant de la prochaine tentative de prélèvement;
• Avertissement que le prochain paiement manqué (du solde dû au complet) mènera à une suspension de l’assurance;
• Prélèvement du montant en souffrance et des primes du prochain mois à la prochaine date de facturation directe; et
• L’assurance reste en vigueur.

Un défaut de paiement : données bancaires inexactes ou compte fermé

Un membre peut entrer des données erronées par mégarde ou pour déjouer le processus d’inscription lorsque la facturation directe est requise. Un compte mal identifié ou fermé fait en sorte que le RAEO est incapable de traiter un prélèvement courant ou futur. Il est de toute première importance que les données bancaires soient entrées correctement et soient tenues à jour.

Conséquence d’un défaut de paiement par un membre (données bancaires inexactes ou compte fermé) :

• Le membre est avisé du défaut de paiement et de la date et du montant de la prochaine tentative de prélèvement;
• On demande au membre de mettre à jour ses données bancaires avant la prochaine date de facturation directe (on recommande au moins 10 jours avant la prochaine tentative de prélèvement);
• Avertissement que sans mise à jour des données bancaires et qu’avec un défaut de paiement subséquent (du solde dû au complet), l’assurance sera suspendue;
• Prélèvement du montant en souffrance et de la prime du prochain mois à la prochaine date de facturation directe; et
• L’assurance reste en vigueur.

Deux défauts de paiement de suite

Si le RAEO ne réussit pas à prélever un paiement deux fois de suite en facturation directe du compte bancaire d’un membre, l’assurance du membre est suspendue.

Conséquence de deux défauts de paiement de suite par unmembre :

• Le membre est averti de la suspension de son assurance et de ce qui doit être fait pour la remettre en vigueur;
• L’assurance est suspendue le 16 du mois où le membre est en défaut de paiement pour la deuxième fois de suite;
• Le membre peut faire remettre son assurance en vigueur en payant les primes dues dans les 90 jours suivant la suspension.

Multiples défauts de paiement

Si un membre a quatre défauts de paiement non consécutifs ou plus (quelle qu’en soit la raison), ou plus d’une occurrence de deux défauts de paiement consécutifs (la première occurrence ayant mené à une suspension puis à une remise en vigueur de l’assurance), le RAEO suspendra l’assurance et :

• Le membre est averti de la suspension de son assurance et de ce qui doit être fait pour la remettre en vigueur;
• L’assurance est suspendue le 16 du mois le plus récent où la prime n’a pas été payée;
• Le membre peut faire remettre son assurance en vigueur en payant les primes dues dans les 90 jours suivant la suspension.

Demande de remise en vigueur après 90 jours civils

Si un membre demande la remise en vigueur de son assurance et paie toutes les primes dues dans l’année qui suit la suspension, l’assurance sera remise en vigueur. Le paiement de toutes les primes en souffrance jusqu’à la date de suspension de l’assurance doit être effectué avant que celle-ci ne soit remise en vigueur.

• Si un membre ne paie pas les primes dues dans l’année qui suit la suspension de son assurance, toute demande de remise en vigueur de l’assurance devra être accompagnée d’une preuve d’assurabilité pour le membre et toute personne à charge admissible ou le membre devra attendre qu’un événement de la vie valide se produise avant de redemander l’assurance. Le membre devra alors payer les primes en souffrance jusqu’à la date de la suspension de l’assurance et toute nouvelle assurance accordée prendrait effet à la date de l’approbation de la preuve d’assurabilité ou de l’événement de la vie valide.
• En plus des dispositions énoncées ci-dessous, la FASTE du SCFP peut se prévaloir de tous les moyens légaux pour recouvrer les sommes en souffrance.

3.2 Délinquance des conseils scolaires

• Chaque employeur participant doit verser la cotisation de l’employeur à l’agent administratif au plus tard le 1er du mois de couverture.
• Il y a défaut de paiement lorsque l’employeur participant ne verse pas la cotisation de l’employeur pour le 1er du mois de couverture. Un paiement en retard peut mener à un défaut de paiement auprès de l’assureur.

Conséquences d’un défaut de paiement par l’employeur participant

• Si l’agent administratif ne reçoit pas la cotisation de l’employeur pour le 1er du mois de couverture (la « date d’échéance »), l’agent administratif doit aviser la direction de la FASTE du SCFP du défaut de paiement dans les 10 jours suivant la date d’échéance.
  
• Si on ne reçoit pas la cotisation de l’employeur au plus tard 30 jours après la date d’échéance, on prend les mesures suivantes :
  • L’agent administratif envoie un avis d’arriéré à l’employeur participant et une copie à la direction de la FASTE du SCFP et au syndicat approprié. L’avis doit stipuler :
    • la nature de l’infraction (en citant les dispositions de la Convention de fiducie et du contrat auxquelles on a contrevenu);
    • le montant de la cotisation de l’employeur et tous intérêts payables calculés conformément au paragraphe 8.1 de la Convention de fiducie (2 % au-dessus du taux préférentiel de la Banque du Canada);
    • que le montant dû est payable immédiatement; et
    • qu’à défaut par l’employeur participant d’effectuer le paiement les administrateurs de la fiducie pourraient engager des procédures judiciaires pour percevoir les sommes dues.
• Si 30 jours après l’avis l’agent administratif ne reçoit pas la totalité des sommes dues, il en avise la direction de la FASTE du SCFP qui en avise à son tour la présidence du conseil d’administration de la fiducie et le syndicat approprié. le conseil d’administration peut, à son entière discrétion :
  • mandater l’avocat de la fiducie d’entreprendre une action en justice; ou
  • prendre toute autre mesure jugée appropriée dans les circonstances.
• Si un employeur participant est en défaut de paiement et que les administrateurs doivent entreprendre une action en justice ou d’autres mesures appropriées pour recouvrer les cotisations de l’employeur en souffrance, l’employeur participant sera responsable de tous les frais raisonnables engagés pour percevoir les sommes dues, notamment les honoraires et les frais juridiques, les intérêts et les dommages-intérêts tel que prévu dans la Convention de fiducie.
  
• En cas d’échec des mesures prises pour recouvrer les cotisations de l’employeur en souffrance, le conseil d’administration pourrait envisager d’autres voies de recours.
  
• Si un employeur participant verse les cotisations de l’employeur en souffrance mais pas les intérêts et autres sommes payables, l’acceptation du paiement par la fiducie ne signifie pas que la fiducie se désiste de son droit aux intérêts et aux autres sommes payables.

Approuvée le 10 décembre 2020
Approuvée le 27 avril 2022